Logo
Slogan
Banner Main
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Hoạt động chính
Việc làm và Tuyển dụng
Hôm nay 7,252
Hôm qua 15,494
Tuần này 92,527
Tháng này 252,562
Tổng số 91,894,108
Video-Clips \
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hành chánh - Thư ký
Thư ký và việc gởi nhận thông tin qua fax, emai,...

 

Văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. Đọc nhanh để hiểu được nội dung của những văn bản được nhận, rồi phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất trong chốc lát để văn bản có thể chuyển tới người nhận và được giải quyết kịp thời và sẽ được lập lại vài lần trong ngày.

 
Thư ký và việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp

 

Hàng ngày trong công ty người thư ký sẽ nhận rất nhiều cuộc điện thoại. Đây là một cuộc nói chuyện gián tiếp. Vì vậy thái độ và giọng nói của người thư ký rất quan trọng, phải luôn hoà nhã lịch thiệp.

 
Thư ký và việc đón tiếp khách

 

Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp để đón khách. Ấn tượng đầu tiên đối với khách do người thư ký tạo nên, những ấn tượng tốt luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Vì vậy yêu cầu đối với người thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên khi tiếp xúc với khách.

 
Thư ký và việc tổ chức các buổi hẹn gặp

 

Thông thường người thư ký phải thu xếp những giờ tiếp khách của Giám đốc với lý do chính đáng. Người thư ký phải thường xuyên rà soát lại thời gian của Giám đốc cho cẩn thận để tránh mâu thuẩn và những buổi hẹn trùng nhau. Khách thường dùng nhiều phương tiện để xin hẹn:

 
Thư ký và vấn đề thông tin

 

Xã hội ngày càng phát triển. Tất cả các công ty đều có trang bị máy vi tính để phục vụ cho hoạt động của của Công ty, như: soạn thảo văn bản, quản lý và điều hành công việc, truy tìm thông tin qua mạng Internet, gởi và nhận thư bằng email. Người thư ký trong văn phòng hiện đại phải sử dụng vi tính một cách thành thạo và không ngừng học hỏi nhằm khai thác triệt để các công dụng của máy vi tính, biến nó thành công cụ trợ giúp đắc lực cho công việc hàng ngày của mình.

 
Chân dung bên ngoài của người thư ký

 

Người thư ký phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, những người đến công ty để liên hệ công tác. Do vậy hình ảnh của một người thư ký duyên dáng cùng với sự giao tiếp lịch sự sẽ làm người ta giữ mãi được ấn tượng cũng như dựa vào đó mà người ta xét đoán trước khi có cơ hội thẩm định thêm.

 
Hành vi, cử chỉ của người thư ký

 

Người thư ký phải tạo một nét mặt vui tươi với mọi người xung quanh, đừng nên quá ủ đột buồn thảm làm mất vẻ tự nhiên đi. Muốn thế, cần phải rèn luyện khả năng tự chủ, cương quyết và dũng cảm đối phó với những việc khó khăn, không khúm núm sợ sệt ai, mạnh dạng sáng tạo trong công việc được phân công.

 
Thái độ và cư xử của người thư ký

 

Trong một văn phòng công ty có nhiều nhân viên cùng làm chung với nhau, đôi khi người thư ký phải nhờ tới một người đồng nghiệp làm hộ một vài việc. Nếu cần thiết viết ra giấy những điều cần người khác làm hộ thì những lời lẽ này phải lịch sự, dể hiểu và bao gồm được mọi chi tiết cần thiết về lời dặn đó. Nếu người thư ký chỉ dặn miệng hoặc qua điện thoại đừng quên dùng lời nói lịch sự và nhã nhặn.

 
Hội họp hiệu quả

 

Cuộc họp có thể làm cho người ta cảm nhận rằng, đó là “một sự cần thiết», «một điều thú vị», nhưng cũng có thể là «một sự lãng phí», hay một điều phiền tóai». Vì thể cần phải tổ chức cuộc họp một cách hiệu quả và thú vị.

 
Lễ tân cơ quan

 

Họat động lễ tân cơ quan là rất quan trọng, vì nó thể hiện bộ mặt của cơ quan mình trước công chúng. Dù các nghiệp vụ này không khó hiểu, nhưng để nắm vững, nhớ, và hành động theo thói quen là việc làm không dễ đối với các nhân viên của các cơ quan.

 
<< Đầu < Trước 1 2 3 4 kế > Cuối >>

Banner-bottom