Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 86
Hôm qua 10,761
Tuần này 10,847
Tháng này 10,847
Tổng số 57,044,251
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền
Vai trò của công việc văn phòng

Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là nơi làm việc, còn theo nghĩa rộng thì đó là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan. Tùy theo loại hình hoạt động, qui mô và tổ chức công ty mà văn phòng có thể nhận lãnh các trách nhiệm khác nhau.

Khái niệm văn phòng

Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là nơi làm việc, còn theo nghĩa rộng thì đó là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan. Tùy theo loại hình hoạt động, qui mô và tổ chức công ty mà văn phòng có thể nhận lãnh các trách nhiệm khác nhau.

Vai trò của văn phòng trong một tổ chức

Các nhóm công việc văn phòng (nhiệm vụ chung):

  • Công việc soạn thảo
  • Công việc tổ chức và xếp đặt
  • Công việc ghi nhớ (lưu trữ,…)
  • Công việc tính toán (thống kê tổng hợp, dự toán, tổng kết,…)
  • Công việc thông đạt (giao tiếp, nhận và phổ biến thông tin,…)

Việc tổ chức thực hiện các công việc trong một văn phòng có thể theo hai hình thức:

  • Tập trung vào một đầu mối: mọi hoạt động hành chính văn phòng được tập trung tại một đầu mối duy nhất dưới quyền của nhà quản trị hành chính. Ưu điểm của hình thức này là dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc, dễ nghiên cứu hoàn chỉnh các thủ tục, cẩm nang,... nhưng nhược điểm của nó là khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác, thường gây trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm đúng mức tầm quan trọng của từng loại công việc.
  • Phân tán tại các chức năng: các hoạt động hành chính văn phòng đặt tại các bộ phận chuyên môn nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa, và giám sát của nhà quản trị hành chính. Ưu điểm của hình thức này là thu hút được nhiều chuyên viên, còn nhược điểm thì hình thức này có thể dẫn đến vi phạm chế độ một thủ trưởng.

Vai trò của văn phòng

Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của công ty do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là:

Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của công ty.

Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.

Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình,…)

Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v…

Quản lý thông tin và quản lý công việc văn phòng là một hệ thống

Một hệ thống tổng quát có 5 thành phần hoặc đặc điểm chính: đầu vào; quá trình biến đổi; đầu ra; thông tin phản hồi; và tất cả đều năm trong môi trường của hệ thống.

Quá trình quản lý thông tin trong doanh nghiệp và quản lý văn phòng được xem như là một hệ thống. Thật vậy, quá trình đó có thể được mình hoạ bởi Hình 1.2. ở trang sau. Hình này cho thấy những thành phần chính của công việc văn phòng và các dịch vụ, cùng với các mối quan hệ giữa chúng với nhau.

  

Những tác động của môi trường đến công việc văn phòng

Ảnh hưởng từ bên ngoài đến các hoạt động văn phòng thực chất đó là sự ảnh hưởng từ môi trường quản trị, gồm các yếu tố cơ bản, như: kinh tế, chính trị-pháp luật, văn hóa-xã hội, tự nhiên, công nghệ.

Ảnh hưởng từ bên trong đến các hoạt động văn phòng chủ yếu là do các chức năng khác nhau của doanh nghiệp, năng lực của bộ máy quản lý, kỹ năng nguồn nhân lực cũng như các nguồn lực khác.

Một số nguyên tắc quản trị khoa học được ứng dụng trong quản trị văn phòng

  • Nguyên tắc trong hoạch định (công việc văn phòng)
  • Nguyên tắc tổ chức bộ máy và tổ chức công việc văn phòng
  • Phối hợp các bộ phận chức năng trong văn phòng
  • Tiêu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng
  • Phản hồi và kiểm soát công việc văn phòng
  • Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát
  • Nguyên tắc ủy thác công việc V.v…