Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 10,983
Hôm qua 26,569
Tuần này 77,580
Tháng này 10,983
Tổng số 55,823,982
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền
Lưu trữ văn thư, hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ công việc tưởng chừng khá đơn giản song không phải vậy, đòi hỏi nhà quản trị phải có phương pháp, phương tiện hợp lý để việc lưu trữ tốt nhất, giúp bảo quản hồ sơ để các cấp quản trị có thể sử dụng lâu dài.

Các phương pháp lưu trữ hồ sơ:

Sử dụng cho hồ sơ cá nhân: Bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.

Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư  liệu

Hồ sơ cùng một tên : nếu phát sinh liên tục (ví dụ như đặt hàng phát sinh qua nhiều ngày), hãy phân loại theo từng giai đoạn.

Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt. 

Sử dụng cho hồ sơ theo chủ đề: Tên chủ đề cần đặt cụ thể. Ví dụ :hợp đồng, chi phí, bảo hiểm, nhân sự, biên bản họp. Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung.

Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề. Ví dụ : trong chủ đề hợp đồng, có : gia công, mua sắm mới, thuê,...

Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính)

Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính

Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm. Ví dụ : chúng ta chưa bao giờ đặt tên chủ đề là  du lịch, nhưng sau đó lại lập hồ sơ để lưu vào mục du lịch, qua thời gian lâu dài, khi tìm hồ sơ, không nhớ đã có lúc mở một hồ sơ theo chủ đề này, và tất nhiên rất khó tìm thấy.

Sử dụng cho hồ sơ theo nguồn xuất xứ: Thường được áp dụng cho việc lưu văn thư đến từ nhiều nguồn khác nhau. Mục đích của nó là để truy tìm hồ sơ theo yêu cầu chuyên môn được nhanh chóng hơn.

Trong mỗi folder, có thể có các chủ đề phụ (như đã nêu ở phần trước).

Nếu từ một nguồn phát sinh quá nhiều hồ sơ, có thể tách ra thành những foder riêng với các chủ đề phụ trong cùng nguồn.

Sử dụng cho hồ sơ theo địa danh :Thường được dùng trong công tác quản lý kinh doanh, quản lý khách hàng, quản lý các cơ sở theo địa bàn hoạt động,...)

Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.

Lưu theo số - mã số: Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số. Thường được áp dụng có lưu trữ văn thư đi và lưu trữ tài liệu liên quan đến tài chính kế toán.

Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số). Ví dụ: 7-25-30, trong đó ám chỉ tủ số 7, folder số 25, bìa kẹp số 30 trong folder đó.

Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó. Ví dụ: khách hàng dùng điện có mã số khách hàng  là 01G-255000, trong đó: 01 là khu vực thứ 01 của địa bàn Gia Định (mã G), còn 255000 là thứ tự lộ trình ghi điện trong khu vực này.

Phương tiện, thiết bị lưu trữ và vật dụng bổ trợ:

Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,…

Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim. Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out',… Ngày nay, máy tính là một thiết bị hỗ trợ tốt nhất trong công tác lưu trữ và tìm kiếm.

Bảo quản hồ sơ :

Lưu ý các trường hợp sau đây trong công tác bảo quản hồ sơ: nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, tiêu hủy và thanh lý tài liệu.

                                                                                (Anh Thư sưu tầm)