Logo
Slogan
Banner Main
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Hoạt động chính
Việc làm và Tuyển dụng
Hôm nay 5,304
Hôm qua 17,036
Tuần này 62,188
Tháng này 286,339
Tổng số 93,081,454
Video-Clips \
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Diễn biến và điều hành cuộc họp (1)

Để cuộc họp không bị nhàm chán hay chỉ mang tính "Nghi thức" thì tính điều phối một cách hợp lý của "sếp" là rất cần thiết, cũng như quyết định sự thành công của cuộc họp...

Bắt đầu cuộc họp

Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc

họp.

Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn.

Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (tiêu chuẩn):

  • Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.

  • Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo nhý thế nào.

  • Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết nhý thế nào.

  • Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.

  • Những chủ đề chỉ được lýu hành nội bộ.

  • Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người.

 

Dẫn dắt cuộc họp

Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó.

Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.

Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ ý tưởng mới.

Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).

Ghi lại những ý týởng và lýu ý trên một biểu đồ minh hoạ:

Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.

Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.

Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt.

Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ.

Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết.

Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thý ký ghi chép để sau đó đýa chúng vào biên bản cuộc họp.

Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người.

Hướng sự tập trung vào ý týởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người.

Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể.

Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên rối rắm. Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng

 

Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp

Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.

Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi.

Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người.

Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.

Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngýng, thay đổi hướng tiến triển.

Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định.

Sõ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.

Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận.

 

Điều hành cuộc họp

Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp

Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiê

Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết

Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận

Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn

Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ

Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.

 

Nguyên tắc LOAFS

  • Lắng nghe (Listen to)
  • Quan sát (Observe)
  • Chấp nhận (Accept)
  • Chịu đựng nó (Feel)
  • Ngậm miệng (Shut-Up)


Banner-bottom