Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 2,231
Hôm qua 19,281
Tuần này 164,706
Tháng này 21,512
Tổng số 53,770,806
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền
Tổ chức cuộc họp

Trong công tác tổ chức cuộc họp thì văn kiện cuộc họp là điều đáng bàn hơn cả, ngoài ra việc hoạch định thời gian cho cuộc họp cũng quan trọng không kém...

Chuẩn bị cho một cuộc họp

“Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp ....”

“Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác định có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất bại...”

Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt được điều gì thông qua cuộc họp. Mục tiêu phải :

  • Cung cấp thông tin dễ hiểu
  • Có cấu trúc
  • Có các trách nhiệm thi hành
  • Dựa trên bộ khung pháp lý

Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hõn không, hay nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo luận này.

 

Văn kiện, tài liệu cho cuộc họp :

Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là chương trình nghị sự vì vậy hãy chuẩn bị nó thật cẩn thận.

Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận, hoặc cái nào

cho quyết định để mà sự quan trọng và thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại

Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.

 

Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể:

Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thời gian là vàng bạc, nên hãy lên kế hoạch một cách sáng suốt!

Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.

Lên danh sách những người tham dự và khách mời.

Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan mà họ cần mang tới cuộc họp.

Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng chung của cuộc họp.

Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.

Phân công người ghi chép (lập biên bản)

Chương trình cuộc họp là bản mô tả trình tự và những nội dung chính sẽ được bàn bạc, đồng thời cung cấp một số thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức một cuộc họp.

CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP THÁNG 6/2008

Chủ đề chính     : Báo cáo tiến độ phát triển thị trường

Thời gian          : 8g00 – 11g00 ngày 5 tháng 6 năm 2008

Địa điểm           : Phòng họp lớn

Chủ tọa : Chu Quang Tài Lộc – Giám đốc

Thư ký              : Trương Ngọc Uyển Chi

Thành phần       : Ban Giám đốc và các trưởng phòng

Mục

Nội dung

Thời lượng

Trình bày

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lưu ý: Trong chương trình cuộc họp có mục “Những vấn đề khác”. Đôi khi đây là một mối nguy hiểm. Cần áp dụng qui tắc là không nêu vấn đề có tính chất phức tạp và quan trọng ở mục “Những vấn đề khác”. Ai có vấn đề quan trọng phải báo trước để đưa vào chương trình cuộc họp.

                                                                                      (A.H sưu tầm)