Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 25,040
Hôm qua 31,807
Tuần này 100,718
Tháng này 100,718
Tổng số 57,134,136
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền

 

Tiết kiệm thời gian gọi điện thoại

Những cuộc điện thoại từ bên ngoài

Cần phải làm sao để những cú điện thoại không phá hoại sự tập trung tư tưởng của người lãnh đạo. Muốn vậy, một thư ký giỏi phải biết cách can thiệp để ngăn chặn nó.

Việc đầu tiên thư ký phải làm là khi có điện thoại gọi tới là phải xác định xem việc đó có gấp không và nên giải quyết như thế nào cho thích hợp, phát hiện mục đích của người gọi và có thể hỏi lại người đó là có thể trả lời cho họ mà không cần gọi giám đốc được hay không vì cô ta cũng nắm dược vấn đề đó.

Có một loại vấn đề khác, tuy đề cập dến các vấn đề chỉ có thủ trưởng mới có quyền giải quyết nhưng lại không gấp đến nỗi phải làm gián đoạn công việc của ông ta. Trong trường hợp đó, người thư ký nên hỏi lại người gọi: “Ông có thể gọi lại lúc ông ấy rãnh việc được không?” Khi ông ta gọi lại có thể là lúc không thuận tiện cho người ở đầu bên kia nhưng nếu ông ta trả lời ngay khi được gọi thì chính ông ta sẽ là người không được thuận tiện trước tiên. Vấn đề ở đây là làm sao biết rằng vấn đề của bên gọi lại quan trọng hơn vấn đề người giám đốc đang bận tâm giải quyết?.Trong trường hợp này, một người thư ký khôn khéo có thể học được cách làm lợi cho cả đôi bên. Người thư ký có thể giữ người gọi ở đầu dây với câu: “Xin ông chờ cho vài giây, để tôi xem có thể gọi ông ấy được không?”. Và thư ký xin thủ trưởng của mình một câu trả lời ngắn gọn có thể làm vừa lòng người gọi.

Áp dụng phương pháp gọi lại

Cần phải nhấn mạnh rằng phương pháp gọi lại hết sức hữu ích. Người giám đốc sử dụng thành thạo kỹ thuật này có thể xác định trước thời gian thích hợp để ông ta gọi lại người đối thoại với mình. Ông ta có thể chọn hai thời kỳ sau đây: hoặc là cuối giờ làm việc buổi sáng hoặc là cuối giờ làm việc buổi chiều, lúc mà người đối thoại sắp sửa đi ăn trưa hoặc sắp về nhà buổi chiều. Đó là lúc ông ta ít giao tiếp nhất. Lúc được để chọn để gọi lại thường là lúc thuận tiện cho giám đốc hơn là cho người gọi. Người này cũng có một số thời gian để giải quyết vấn đề theo cách của mình. Phương pháp gọi lại cũng làm cho thư ký có thời gian chuẩn bị tài liệu cần thiết cho thủ trưởng của mình trao đổi với người đối thoại.

Một số nhà quản lý phản đối phương pháp này vi sợ cấp dưới hay người bên ngoài bất mãn. Nhưng nếu thư ký đảm bảo với người gọi lại trước khi hỏi tên ông ta thì ông ta sẽ không cảm thấy bị ngăn chặn.

Gọi điện ra ngoài

Là cấp quản trị bạn đừng tự mình quay số. Không như một số người đã nghĩ, cách làm đó thường là sai lầm nếu bạn đã có một người thư ký để làm việc rồi. Nhiều khi người quản lý tự mình quay số đã lãng phí thời gian vì ông ta chỉ được chuyện với thư ký bên kia và để được nghe thư ký bên kia nói rằng xếp của cô đang bận hoặc đã đi vắng.

Người thư ký không nhận phải phụ trách việc quay số điện thoại ra ngoài mà còn phải biết dồn nó lại. Chọn lúc nào thuận tiện nhất trong ngày mà gọi đi khắp nơi, cái này nối tiếp cái kia. Chuẩn bị sẵn các tài liệu có liên quan đến những đề tài sẽ thảo luận qua điện thoại. Nhớ ghi rõ vào giấy tất cả những điểm cụ thể sẽ thảo luận với từng đối tượng để khỏi quên, khỏi sót.

Kết thúc cuộc nói chuyện

Nếu vừa cầm máy điện thoại lên mà bạn đã hỏi: “Chào! Thế nào? Có khỏe không ?” tức là bạn mời người ta nói dài dòng từ những chuyện cá nhân đến chuyện thời sự v.v… Ngược lại nếu bạn nói: “Xin chào! Tôi chỉ hỏi ông cái này, trong vòng một phút thôi, có được không?”, tức là cuộc nói chuyện sẽ ngắn gọn và người đối thoại với bạn sẽ yên tâm rằng thời gian của họ sẽ không bị lãng phí. Có bao nhiêu cuộc nói chuyện đã không thể kết thúc được. Bạn hãy xem điện thoại như một cái máy để truyền đạt, truyền xong rồi phải cắt ngay.