Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 2,243
Hôm qua 19,281
Tuần này 164,718
Tháng này 21,524
Tổng số 53,770,818
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền

 

Các phương pháp lưu trữ văn thư, hồ sơ

Văn thư, hồ sơ trong cơ quan cần được lưu trữ một cách khoa học, sao cho dễ tìm kiếm, truy lục. Ngày nay, có nhiều phương pháp lưu trữ và các phương tiện lưu trữ cũng như các vật dụng hỗ trợ tìm kiếm khác nhau.

 

Lưu theo vần, mẫu tự:

 

-         Sử dụng cho hồ sơ tên:

§         Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.

§         Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu.

§         Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.

§         Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.

 

-         Hồ sơ theo chủ đề:

 

§         Tên chủ đề cần đặt cụ thể,

§         Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung

§         Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề

§         Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).

§         Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.

§         Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.

 

-         Hồ sơ theo địa danh:

 

§         Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.

§         Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).

 

Lưu theo số, mã số

 

-         Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.

-         Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30.

-         Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.

 

Phương tiện và thiết bị lưu trữ

 

-         Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,

-         Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…

-         Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'

 

Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.