Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 6,059
Hôm qua 39,891
Tuần này 191,867
Tháng này 515,104
Tổng số 49,663,338
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền

 

Người thư ký và vấn đề thu thập, cung cấp thông tin

Thông tin tìm được phải chính xác, có cơ sở khoa học và pháp lý; được tổng hợp, biên tập một cách tỉ mỉ, có trình tự rõ ràng.

Những yêu cầu trong việc thu thập, cung cấp thông tin

-         Để xác định đúng phạm vi của nguồn thông tin, thư ký phải hiểu rõ về lĩnh vực, chuyên môn hoạt động của tổ chức, xác định nhiệm vụ và quyền hạn về mặt pháp luật, chính trị của tổ chức (căn cứ theo loại hình, quy mô tổ chức).

-         Để tìm đúng nội dung thông tin, thư ký cần nắm bắt chính xác, đầy đủ nhu cầu thông tin của Thủ trưởng, nhanh chóng định hướng nguồn tìm thông tin. Trong trường hợp cần thiết, có thể nhờ đến sự giúp đỡ, tư vấn của các chuyên gia.

-         Kiến thức tổng quát về kinh tế, xã hội và kiến thức chuyên môn trong lãnh vực hoạt động của tổ chức là yêu cầu không thể thiếu đối với thư ký trong công tác thu thập, cung cấp thông tin.

-         Về cơ bản, khi giải quyết vấn đề gì, Thủ trưởng thường cần đến công văn, giấy tờ, các văn bản pháp quy, các hồ sơ lưu trữ, tài liệu tham khảo về vấn đề đó. Tuy nhiên, khi nhu cầu thông tin không giới hạn ở đó, thư ký cần tìm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: sách, báo, tài liệu: mua, mượn từ các thư viện tổng hợp, thư viện chuyên môn, trao đổi với các tổ chức cùng lĩnh vực hoạt động hoặc được biếu, tặng; các phương tiện truyền thông đại chúng…

Những kỹ năng của thư ký trong quá trình thu thập thông tin

-         Nắm vững, ghi nhớ nhu cầu thông tin để có thể chọn lọc thông tin nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian.

-         Kỹ năng đọc: nhanh, tập trung theo bố cục, theo trình tự nhất định từ đầu đến cuối, tránh đọc ngược trở lại, gắn liền với tư duy để có thể hiểu ngay khi đọc vì đây là chìa khoá nhớ thông tin.

-         Kỹ năng ghi chú: ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, nhất quán.

-         Kỹ năng sử dụng các thiết bị hỗ trợ hiện đại trong văn phòng

-         Kỹ năng sử dụng thuần thục các hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong tổ chức

-         Kỹ năng tổng hợp, biên tập thông tin.

Những kinh nghiệm, tư chất hữu ích cho việc thu thập thông tin

-         Kinh nghiệm làm việc sẽ tăng cường khả năng thẩm định giá trị thông tin trong quá trình thu thập thông tin.

-         Kinh nghiệm ghi chú lại những nguồn thông tin, lưu bản sao các thông tin tìm được theo từng vấn đề là rất hữu ích cho những lần thu thập thông tin sau khi vấn đề thuộc cùng lĩnh vực hay có yêu cầu thông tin tương tự.

-         Sự nhạy bén phán đoán trong việc nhận ra nhu cầu thông tin cần đáp ứng và thông tin có thể hữu ích, liên quan giúp cho người thư ký đem lại nguồn thông tin nhanh chóng, phong phú hơn.

-         Có một trí nhớ tốt và phương pháp ghi nhớ khoa học là một ưu điểm của thư ký trong công việc này.

Thực hiện thu thập, cung cấp thông tin đối với người thư ký

-         Đề ra danh sách thông tin cần thiết và thu thập theo danh sách đó

-         Theo khi đã xác định phạm vi, nhu cầu thông tin và nguồn tìm kiếm. Danh sách này giúp thư ký có trình tự làm việc hợp lý, không bỏ sót nhu cầu thông tin nào, tiết kiệm thời gian và tránh bị chi phối bởi khi phải liên tục cân nhắc thông tin này có cần thiết không hoặc thu thập thông tin đã thu thập rồi.

-         Xem lại phần lưu trữ thông tin của các lần thu thập trước trong lĩnh vực liên quan

-         Sắp xếp các thông tin nhằm tổ cức thông tin theo trình tự hợp lý để dễ dàng tổng hợp, biên tập.

-         Đính kèm các giấy tờ xác nhận nguồn gốc, giá trị khoa học và pháp lý của thông tin

-         Tổng hợp, biên tập lại thông tin

-         Trình Thủ trưởng thông tin đã được thu thập, biên tập hoàn chỉnh.