Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 1,273
Hôm qua 47,298
Tuần này 1,273
Tháng này 899,993
Tổng số 54,649,468
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền

 

Thư ký và công việc đón tiếp khách

Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp để đón khách. Ấn tượng đầu tiên đối với khách do người thư ký tạo nên, những ấn tượng tốt luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Vì vậy yêu cầu đối với người thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên khi tiếp xúc với khách.

Đón khách

Người thư ký phải chào hỏi khách một cách lịch sự với thái độ vui vẻ, niềm nở. Bất cứ người khách nào cũng có thể là nhân vật quan trọng đối với công ty. Vì vậy dù cho người thư ký đang bậng điện thoại hoặc làm một việc gì khác không thể dừng lại được mà khách đến người thư ký vẫn phải chào hỏi khách để khách biết là thư ký sẽ tiếp mình ngay sau khi xong việc.

Nếu khách lần đầu đến công ty, người thư ký phải giới thiệu tên mình trước và khéo léo hỏi tên khách “ Thưa ông, xin ông cho biết tên và mục đích của công việc để tôi báo cáo với Ban lãnh đạo …”. Người thư ký không được phép tỏ ý khó chịu khi trả lời khách mà phải trả lời khách một cách đầy đủ và lịch sự.

Những công việc tiếp theo lời chào hỏi.

Người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay có quyền giải quyết một số vấn đề nhưng không được phép vượt quá giới hạn và sự hiểu biết của mình. Người thư ký không được phép để cho người khách ra khỏi văn phòng lại có cảm giác công việc của họ không được đả động đến khi mà những công việc ấy người thư ký có thể giải quyết được.

Đối với khách đến gặp Giám đốc mà không hẹn trước, nếu Giám đốc không có mặt hay vì một lý do nào đó mà không thể tiếp khách được, người thư ký phải thanh minh một cách lịch sự, ghi vào sổ công tác là khách từ đâu đến, cần bàn việc gì để trình lại với Giám đốc. Người thư ký cũng phải nêu ra một cách tế nhị cho những người khách từ đến mà không có thông báo trước về thời gian biết, việc đó trước tiên liên quan đến lợi ích của họ, để lần sau trước hết phải được thoả thuận về mặt thời gian.

Thí dụ: “ Tôi rất lấy làm tiếc là ông không cho biết trước về thời gian nên Giám đốc chúng tôi vừa đi công tác sáng nay khoảng ….h ông ấy sẽ trở về, xin ông vui lòng quay lại lúc ….h hay ông có điều gì muốn nhắn tới Giám đốc tôi sẽ thưa lại ngay khi ông ấy trở về công ty …“.

Sắp xếp chổ đợi cho khách

Trong trường hợp khách phải ngồi đợi, người thư ký phải cố làm thế nào để khách không cảm thấy khó chịu, lịch sự mời khách ngồi vào bàn dành để tiếp khách. Người thư ký nên có một cách bố trí thẩm mỹ trên bàn bằng những ấn phẩm khách nhau như tạp chí, bảng giá hoặc catalogue, ảnh chụp sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm của công ty mình, sách quản cáo bìa mỏng vv…. Điều này giúp nâng cao sự quan tâm chú ý của khách đối hoạt động công ty, đồng thời làm cho khách có ấn tượng rằng mình đã được quan tâm chú ý. Tuyệt đối không được để xẩy ra sai lầm khi khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để y ựđến hoặc lại có lời than phiền rằng mình đã bị làm trở ngại.