Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 2,422
Hôm qua 22,801
Tuần này 2,422
Tháng này 534,268
Tổng số 49,682,509
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền

 

Thư ký và việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp

Hàng ngày trong công ty người thư ký sẽ nhận rất nhiều cuộc điện thoại. Đây là một cuộc nói chuyện gián tiếp. Vì vậy thái độ và giọng nói của người thư ký rất quan trọng, phải luôn hoà nhã lịch thiệp.

Sau khi nghe hết tiếng chuông thứ 2, nhắc ống nghe lên và xưng danh, tiếp là câu nói “ tôi có thể giúp gì cho anh, chị … “ Tay trái cầm ống nghe, tay phải cầm bút để ghi lại lời nhắn nếu cần. Người thư ký phải ghi lại một cách đầy đủ chính xác. Các nội dung quan trọng người thư ký nên đọc lại cho người nghe xác nhận.

Khi người thư ký bận làm một việc gì phải tập trung một cách tuyệt đối mà tiếng chuông điện thoại luôn réo bên tai, tâm lý bực bội thường xuất hiện vì có người quấy rầy. Trong trường hợp này, người thư ký phải kiềm bực tức bộc phát, không được quăng bút giận dữ với giọng nói bề trên, gắt gỏng,… cách cư xử này có thể làm mất uy tín của lãnh đạo. Người thư ký phải lịch thiệp với những câu nói như “ xin lỗi, anh (chị) có thể gọi lại cho tôi sau “X” tiếng nữa không, tôi đang có việc rất gấp, không thể tiếp chuyện ngay bây giời được “

Mọi người gọi điện thoại cho lãnh đạo phải thông qua thư ky. Người thư ký đóng vai trò “phin cà phê“, sàng lọc các cuộc đàm thoại bằng điện thoại của người lãnh đạo. Tất cả chỉ là việc vụn vặt trong sự nghiệp to lớn đầy trọng trách. Để thực hiện chức năng này người thư ký cần hiểu rõ người lãnh đạo cần nói chuyện với ai và khước từ số người còn lại.

Khi người lãnh đạo bận, người thư ký phải cắt nghĩa thật khéo léo là tại sao lãnh đạo không trả lời được và đề nghị với họ một số giải pháp. Trường hợp người gọi cần biết những thông tin cần thiết khi lãnh đạo vắng mặt, người thư ký có thể cho họ biết một số thông tin, nhưng thận trọng là nên cho biết những tin tức gì hoặc có thể dùng những câu từ chối khéo “ Giám đốc không có ở đây, tôi có thể thưa lại để Giám đốc gọi lại cho anh (chị) được không.? “

Khi người gọi điện thoại gắt gỏng thì đừng coi thái độ của anh ta là nhằm vào mình và đừng tức giận gắt gỏng lại. Sự gắt gỏng của người gọi điện thoại nhất định có nguyên nhân hãy cố gắng tìm hiểu.

Muốn gọi điện thoại được chính xác người thư ký phải biết cách dùng niên giám điện thoại và cuốn sách này luôn luôn để ngay bên cạnh điện thoại khi cần là có thể sử dụng được ngay. Người thư ký trong văn phòng hiện đại đóng một vai trò trung tâm tin tức, những số điện thoại của các cơ quan, cá nhân mà mình thường xuyên phải trao đổi, giao dịch nên ghi những số đó vào sổ tay riêng.

Người thư ký phải phải biết chấm dứt cuộc nói chuyện điện thoại một cách hợp lý và thân mật. phải cảm ơn người gọi trước khi có lời chào. Chấm dứt điện thoại một cách lịch sự sẽ để lại cho người nghe một ấn tượng tốt về cơ quan và bản thân người thư ký.

Những điều cần ghi nhớ khi sử dung điện thoại

-         Không dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng

-         Không nói những điều bí mật qua điện thoại

-         Phải chuẩn bị nội dung cuộc nói chuyện trước khi quay số điện thoại

-         Tiếp chuyện với giọng nói hữu nghị, giọng nói có âm điệu.

-         Người thư ký phải biết từ chối những cuộc đàm thoại mà người lãnh đạo không muốn có.

Tóm lại qua cuộc nói chuyện điện thoại, người ta có thể đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó có cảm tình tốt đối với người thư ký cũng như với cơ quan xí nghiệp hoặc là ngược lại.