Logo
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Giải trí với tiếng đàn của TS. Nguyễn Hữu Quyền
Video-Clips \
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)
Hôm nay 32,571
Hôm qua 27,171
Tuần này 91,123
Tháng này 888,627
Tổng số 56,701,860
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Quay phim-Chụp hình
Học guitare với TS. Nguyễn Hữu Quyền

 

Phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

 

Làm thủ tục phát hành văn bản

 

-      Lựa chọn bì: Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì để có thể vào bì một cách dễ dàng.

-      Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng, độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì cần có độ kết dính cao, khó bóc.

-      Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.

 

Chuyển phát văn bản đi

 

-      Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức tuỳ theo số lượng văn bản đi. Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng. Đối với những cơ quan , tổ chức có số lượng văn bản đi đươc chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng số đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản , chỉ cần bổ sung cột “ký nhận ’’

-      Khi giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

-      Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ.

-      Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

-      Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng: Trong trường cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bảng chính đối với những văn bản có giá tri lưu trữ.

 

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

 

-      Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

-      Đối với những văn bản đi có đóng dấu “ tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc. Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

-      Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngừoi được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

 

Lưu văn bản đi

 

-      Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự dăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bảo lưu tại văn thư.

-      Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dỏi và phục vụ lịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan tổ chức.

-      Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.