Logo
Slogan
Banner Main
Quên mật khẩu?
Đăng ký thành viên
Hoạt động chính
Việc làm và Tuyển dụng
Doanh nghiệp cố vấn
Hôm nay 9,684
Hôm qua 16,126
Tuần này 75,618
Tháng này 306,522
Tổng số 89,140,854
Video-Clips \
Tin tức – Sự kiện
Tư vấn đào tạo
Trắc nghiệm
Test IQ, EQ
Hỗ trợ khách hàng
Thông tin nóng 24/7
Giải trí
Bảng giá
Thông tin cần biết
Tiếng đàn TS.Nguyễn Hữu Quyền (mp3.zing.vn)

 

Quản lý và đăng ký văn bản đi

Kiểm tra thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các cồn việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư phải kểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Ghi số văn bản

 

-      Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.

-      Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.

-      Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp.

-      Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính. Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị ( cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường…); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo .v.v.., và nhóm công văn). Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.

-      Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phầnđể đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của mục này, cụ thể như sau:

 

-      Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi.

-      Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường); Sổ đăng ký văn bản mật đi.

-      Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có ) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác ( loại thường); Sổ đăng ký công văn; Sổ đăng ký văn bản mật đi.

Đăng ký văn bản đi

 

-      Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

-      Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ.

-      Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.


Banner-bottom